השאלה הראשונה בכל שיחה עם לקוח חדש היא כמה זה עולה. התשובה תלויה במה שנכלל בשירות. אותו סכום חודשי יכול לקנות שני שירותים שונים לגמרי. כאן נסביר איך בונים את המחיר ואיך בודקים אם ההצעה שקיבלתם הגיונית.
מה בעצם קונים כשקונים שירות IT מנוהל
שירות מנוהל כולל טכנאי שמגיע כשמשהו נשבר, וגם ניטור של התחנות והשרתים, עדכוני אבטחה, ניהול משתמשים ומנויים, גיבויים שנבדקים וכתובת אחת שאחראית על הכול.
- תמיכה לעובדים. טלפון, וואטסאפ ושליטה מרחוק בתחנה. כל קריאה נרשמת ומטופלת עד הסוף.
- ניטור יזום. דיסק שמתמלא, גיבוי שנכשל או שרת שמתחמם מתגלים לפני שהעובדים מרגישים.
- אבטחת מידע. הגנה על התחנות והשרתים, ניהול הרשאות ובדיקה שההגנות פועלות.
- ניהול ספקים. מול חברת האינטרנט, הקופה, שעון הנוכחות או ספק המערכת העסקית, אנחנו מתקשרים במקומכם.
השוו הצעות לפי הרשימה הזו, סעיף מול סעיף.
כדאי גם לשאול מה לא כלול. התקנת משרד חדש, מעבר לענן, החלפת חומת אש או הטמעת מערכת חדשה הם פרויקטים שמתומחרים בנפרד מהתמיכה השוטפת. ספק מסודר אומר את זה מראש. אצלנו הגבול הזה כתוב בהסכם.
שלוש שיטות תמחור, ומה מתאים למי
בישראל רואים שלוש שיטות: לפי משתמש, ריטיינר חודשי קבוע או תשלום לפי קריאה. הבחירה תלויה בגודל העסק ובכמה סיכון אתם מוכנים לקחת על עצמכם.
| שיטת תמחור | טווח אופייני בשקלים | למי זה מתאים |
|---|---|---|
| לפי משתמש, חודשי | 120 עד 300 לעובד | עסקים עם 10 עד 100 עובדים ותשתית ענן |
| ריטיינר חודשי קבוע | 2,500 עד 12,000 לחודש | משרדים עם שרת מקומי או דרישות רגולציה |
| לפי קריאה או בנק שעות | 250 עד 450 לשעת עבודה | עד חמישה עובדים, בלי שרת ובלי SLA |
הטווחים האלה אופייניים לשוק ומוצגים לפני מע״מ. המחיר שלכם נקבע לפי מה שיש אצלכם בפועל.
ההבדל המעשי בין תשלום לפי משתמש לריטיינר הוא מי נושא בסיכון. בתשלום לפי משתמש המחיר עולה עם כל עובד שמצטרף. בריטיינר המחיר קבוע, והספק מרוויח יותר כשיש פחות תקלות. לעסקים עם שרת מקומי אנחנו כמעט תמיד ממליצים על ריטיינר.
מה מזיז את המחיר למעלה או למטה
ארבעה דברים עושים את רוב ההבדל בין הצעה זולה להצעה יקרה. כדאי להכיר אותם לפני שמשווים מספרים.
- מספר העובדים. כל עובד מוסיף תחנה, משתמש וטלפון לנהל. המחיר לעובד יורד כשהעסק גדל.
- שרתים ותשתית מקומית. ארון תקשורת, וירטואליזציה וגיבוי מקומי דורשים תחזוקה שענן טהור לא דורש.
- דרישות רגולציה ולקוחות. תקן אבטחה, שאלון של לקוח גדול או ביקורת מחייבים תיעוד ובקרות, וזה שעות עבודה.
- זמינות. שירות בשעות המשרד זול יותר מזמינות 24/7.
כדאי לחשב כמה עולה לכם שעה שבה המשרד עומד וכל העובדים יושבים. מול המספר הזה משווים את מחיר הזמינות.
עובד IT פנימי לעומת ספק חוץ
הרבה מנהלים משווים ריטיינר לשכר של איש IT. לשכר צריך להוסיף תנאים סוציאליים, חופשה, מחלה, כלי עבודה, השתלמויות ואת הימים שבהם הוא לא נמצא.
כשאיש IT יחיד בחופשה, במילואים או עובר עבודה, אין מי שמכיר את המערכות. אצל ספק יש צוות, תיעוד ומי שמחליף.
ספק חיצוני לא תמיד עדיף. בחברה של יותר מ־80 עובדים המודל המקובל הוא מנהל IT פנימי שמכיר את העסק, וספק שמביא צוות, כוננות וכלים. אנחנו עובדים כך לצד אנשי IT פנימיים.
ספק שמטפל במשרדים רבים כבר נתקל בתקלות הנפוצות ופותר אותן מהר יותר. עובד פנימי מכיר לעומק את האנשים ואת התהליכים שלכם. כדאי לבדוק איזה מהשניים חסר לכם היום.
איך קוראים הצעת מחיר, ומה לדרוש בכתב
הצעה טובה מסבירה גם מה לא כלול. אלה הסעיפים שכדאי לדרוש שיהיו כתובים, ובמספרים.
- זמני תגובה. תוך כמה דקות עונים לקריאה ותוך כמה זמן מטופלת תקלה משביתה. אצלנו עונים לכל פנייה תוך 10 דקות, ותקלה משביתה מטופלת תוך 30 דקות.
- מה כלול במחיר. כמה קריאות, האם ביקור במשרד כלול, ומה נחשב פרויקט שמחויב בנפרד.
- בעלות על סיסמאות ותיעוד. החשבונות, הדומיין והתיעוד שייכים לכם. דרשו גישה מלאה מהיום הראשון.
- תנאי יציאה. תקופת הודעה מוקדמת, והתחייבות להעביר את המידע והמסמכים לספק הבא.
- מי עובד אצלכם. האם מגיע צוות קבוע שמכיר את הרשת שלכם.
אם ספק לא מוכן לכתוב זמני תגובה בהסכם, קחו את זה בחשבון כשאתם משווים.
בדקו גם מה חסר בהצעה. סעיף אחד בשם תמיכה טכנית עם מספר לצידו לא מספיק. בקשו פירוט של מה נעשה בכל חודש ומי מדווח לכם עליו. בשירות מנוהל אתם אמורים לקבל דוח תקופתי שכתוב בשפה של מנהלים.
העלויות שנשכחות: רישוי, גיבוי והחלפת ציוד
שלוש עלויות לא מופיעות בדרך כלל בהצעת המחיר, וכמעט בכל עסק שאנחנו נכנסים אליו הן חסרות בתקציב.
רישוי ומנויים. Microsoft 365, אנטי־וירוס, גיבוי ענן וכלי AI מצטברים לסכום חודשי גדול. כמעט תמיד מתגלים רישיונות שמשלמים עליהם לעובדים שעזבו. בדשבורד ניהול IT שאנחנו בונים רואים מנויים, רישיונות וניצול בפועל, ומבטלים את מה שלא בשימוש.
גיבוי ושחזור. זה הסעיף הראשון שמורידים כדי לחסוך, והנזק מתגלה בתקלה הראשונה. אנחנו מתעקשים עליו בכל הצעה.
מחזור החלפת ציוד. מחשב נייד עסקי מחזיק שלוש עד חמש שנים. מי שלא מתקצב החלפה מדי שנה מגיע לשנה שבה צריך להחליף חצי מהמשרד בבת אחת. אנחנו מספקים מחשבים ניידים במחירי יבואן, וזה עוזר לפרוס את ההוצאה לאורך זמן.
מה אנחנו עושים לפני שנותנים מספר
לפני הצעת מחיר אנחנו עושים אבחון IT ואבטחה של 30 דקות. עוברים על כמה עובדים יש, אילו שרתים, מה מגבים, על אילו מנויים משלמים ומה נפל בחצי השנה האחרונה.
בסוף השיחה תדעו מה דחוף ואיפה אתם חשופים. האבחון בלי עלות ובלי התחייבות, ואפשר להיעזר בו גם כדי להשוות הצעות של ספקים אחרים.
אם תרצו להמשיך, תקבלו הצעה כתובה עם המחיר, מה כלול ומה מחייב תקציב נפרד. אנחנו פועלים משנת 2008, ואפשר לחייג אלינו 050-8271299.
שאלות נפוצות
כמה עולה שירות IT מנוהל לחברה עם 20 עובדים?
בשוק הישראלי רואים בדרך כלל טווח של 120 עד 300 שקל לעובד בחודש לפני מע״מ, ולעסק בגודל כזה גם ריטיינר קבוע הוא אפשרות טובה. ההפרש בין הקצוות נובע מזמינות, משרתים ומדרישות אבטחה. מחיר מדויק נותנים אחרי שעוברים על התשתית.
עדיף ריטיינר או תשלום לפי קריאה?
תשלום לפי קריאה מתאים לעסק קטן בלי שרת ובלי צורך בזמינות מיוחדת. מהרגע שהשבתה של שעתיים כבר כואבת בכיס, ריטיינר יוצא זול יותר, כי הוא מתמרץ את הספק למנוע תקלות במקום לצבור שעות. גם התקציב נעשה צפוי.
מה כדאי לדרוש שיהיה כתוב בהסכם?
זמני תגובה במספרים, מה כלול ומה מחויב בנפרד, בעלות מלאה שלכם על הסיסמאות והתיעוד ותנאי יציאה מסודרים. אצלנו כל אלה כתובים בהסכם.
כמה באמת עולה איש IT פנימי?
צריך לחשב שכר עלות ולא שכר ברוטו, ולהוסיף כלים, השתלמויות והיעדרויות. מעבר לזה, עובד אחד לא מכסה חופשות ומחלות ולא מחזיק את כל תחומי הידע שהעסק צריך. לרוב המודל המשתלם הוא ספק, או שילוב של מנהל IT פנימי עם צוות חיצוני.
אילו עלויות נשכחות בדרך כלל?
מנויים שממשיכים לרוץ על עובדים שעזבו, גיבוי ושחזור שמורידים כדי לחסוך והחלפת ציוד שלא מתוקצבת מדי שנה. שלושתן חוזרות אחר כך בסכום גדול אחד. הדשבורד שאנחנו בונים מציג מנויים וניצול רישיונות, כך שרואים מה אפשר לבטל.
עוד בנושא: שירותי IT מנוהלים לעסקים · דשבורד ניהול IT · מה כולל שירות מחשוב מקצועי · קבעו אבחון חינם