ההוצאה העודפת על AI מגיעה בדרך כלל מרישיונות ששולמו ואף אחד לא משתמש בהם, מכלים כפולים בין צוותים וממנויים שאין להם בעלים. כל שורה נראית קטנה, והסכום מצטבר בסוף החודש. כדי לצמצם אותה צריך למדוד את השימוש.
איתור רישיונות AI שלא נמצאים בשימוש
אלה המקומות שבהם אנחנו מוצאים את החיובים המיותרים, בעיקר בחברות שהתחילו לקנות כלי AI לפני שהיה להן נוהל רכש.
- רישיונות שלא בשימוש. נקנו רישיונות לכל הצוות, ובפועל נכנסים שלושה אנשים.
- כלים כפולים. שיווק, פיתוח ותמיכה קנו שלושה כלים שעושים אותו דבר.
- מנויי צל. עובד משלם בכרטיס פרטי ומגיש החזר הוצאות, וב־IT לא יודעים על המנוי.
- תקופות ניסיון שהתגלגלו. ניסיון חינם שהתחדש כמנוי שנתי ואף אחד לא אישר אותו.
- קרדיטים שפגו. קרדיט ששולם מראש ופג לפני שנוצל.
- עובדים שעזבו. הרישיון נשאר פעיל והחיוב ממשיך.
לשורות האלה אין בעלים. כשאף אחד לא אחראי על הסעיף, אף אחד גם לא מבטל. לכן התיקון הוא נוהל קבוע: מי אחראי על כל כלי ומתי בודקים את השימוש.
רישיונות רדומים מנפחים את ההוצאה
מנהל רואה מחיר גבוה לכלי ומנסה להוריד אותו, ובאותו זמן משלם על עשרים רישיונות שאף אחד לא משתמש בהם.
כלי יקר שעשרה אנשים עובדים איתו כל יום מחזיר את ההשקעה. רישיון רדום מנפח את ההוצאה, מוריד את הניצול הממוצע ומקשה להצדיק רישיונות נוספים כשבאמת צריך אותם.
יש לזה גם מחיר עקיף. כשההנהלה רואה סכום גדול בלי תוצאה, היא עוצרת רכישות של כלים חדשים, וגם צוותים שהיו מרוויחים מכלי מתאים נשארים בלעדיו.
המדד שצריך לבדוק הוא עלות לעובד פעיל. שני כלים באותו מחיר לרישיון יכולים לעלות בפועל סכומים שונים מאוד, לפי מספר האנשים שעובדים איתם.
כלים כפולים, כרטיסים פרטיים ומנויי צל
בחברות שגדלו מהר זה קורה כמעט תמיד. כל צוות קנה כלי לבעיה שלו, ואין רשימה אחת של כלים או מישהו שרואה את הסכום המלא.
- בונים רשימה אחת: כל כלי AI, מי הבעלים שלו, מה הוא עולה ומאיזה אמצעי תשלום.
- עוברים על דוחות החזר הוצאות של שישה חודשים אחורה, שם מתגלים מנויי הצל.
- מבקשים מהנהלת החשבונות את כל החיובים החוזרים, בעיקר אלה שבדולר.
- מאחדים כלים שעושים אותו דבר ובוחרים אחד לכל צורך.
- מעבירים כל מנוי לכרטיס חברה אחד או לחשבון ספק מנוהל.
אחרי שיש רשימה אפשר לנהל את ההוצאה. הגדירו גם מי מאשר כלי חדש, אחרת הרשימה מתיישנת תוך חודשיים.
תמחור לפי רישיון או לפי שימוש
לפני שמאשרים כלי חדש, בדקו איך הוא מחייב. יש כמה מודלים נפוצים, וכל אחד מתאים לשימוש אחר. המחיר באתר של הספק הוא כמעט תמיד בדולר ולפני מע״מ, ובישראל מתווסף 18%.
| מודל תשלום | מתי זה משתלם | למה לשים לב |
|---|---|---|
| לפי משתמש | שימוש יומיומי וקבוע של אותם אנשים | רישיון שלא בשימוש הוא הפסד מלא |
| לפי שימוש או טוקנים | שימוש לא אחיד, פרויקטים ותקופות עומס | קל לפספס זינוק פתאומי בחשבון |
| מנוי בסיס ועוד שימוש | צוות קטן שמריץ הרבה | צריך תקרה חודשית והתראה |
| קרדיטים מראש | הנחה תמורת התחייבות | קרדיט שלא נוצל עד התאריך הולך לאיבוד |
בפועל, כלים שהצוות פותח כל בוקר עדיף לקנות לפי רישיון, וכלים שמשמשים לפרויקטים עדיף להריץ לפי שימוש עם תקרה חודשית והתראה. אם ספק מציע הנחה על התחייבות שנתית, בדקו קודם כמה רישיונות היו פעילים בשלושת החודשים האחרונים.
איך מודדים את השימוש בפועל לכל עובד
הערכה של מנהל צוות לא מספיקה. כמעט כל ספק מציג נתוני שימוש בממשק הניהול או ב־API. בפעם הראשונה זו עבודה של שעה, ואחר כך אפשר להריץ את הבדיקה אוטומטית.
- מוציאים מכל ספק את רשימת הרישיונות בתשלום, ומי משויך לכל אחד.
- מושכים נתוני התחברות ושימוש ישירות מה־API.
- מסמנים כרדום רישיון שלא נגעו בו שלושים יום.
- מחלקים את הפעילים לשימוש כבד, בינוני וקל.
- מחשבים לכל כלי את העלות לעובד פעיל, ומביאים את המספר הזה לדיון בהנהלה.
בדשבורד ניהול IT שאנחנו בונים לכל לקוח יש מודול שמציג לכל כלי את הרישיונות בתשלום מול המשתמשים הפעילים, ואת הפילוח בין שימוש כבד לקל. לדוגמה, שורה אחת יכולה להראות 40 רישיונות בתשלום, 28 משתמשים שנכנסו בחודש האחרון, 12 רדומים ו־70% ניצול. המספרים להמחשה בלבד ואינם נתונים של לקוח.
שגרה חודשית של חצי שעה
ביטול חד־פעמי לא מספיק, כי מנויים חדשים ממשיכים להיכנס. קבעו פגישה קצרה בתאריך קבוע, עם אותה טבלה ואותן שאלות.
- פותחים את טבלת המנויים ומסתכלים על ההוצאה מול החודש שעבר.
- עוברים על הרישיונות הרדומים ומבטלים או מעבירים לעובד אחר.
- בודקים אם נכנסו כלים חדשים, ואם הם מכפילים כלי שכבר יש.
- מאשרים תקציב לחודש הבא לפי שימוש בפועל ולא לפי מה שביקשו.
- מסמנים חידושים וקרדיטים שמגיעים לסופם בשלושים הימים הבאים.
פגישה קצרה שמתקיימת כל חודש חוסכת יותר מבדיקה גדולה פעם בשנה, כי ביטול של רישיון רדום חוסך כסף רק אם הוא נעשה לפני החיוב הבא.
מה לשאול לפני שמאשרים כלי חדש
מעבר לעלות, כלי AI מקבל מידע עסקי ולפעמים גם מידע של לקוחות. לכן לפני שמאשרים כלי חדש שואלים את השאלות האלה:
- איפה נשמר המידע, ומי מהצוות של הספק יכול לגשת אליו.
- האם מה שמזינים משמש לאימון מודלים, ואיך מכבים את זה.
- מה מחיקה אצלם אומרת בפועל, וכמה זמן נשמרים לוגים.
- האם יש חיבור ל־Entra ID או ל־Google Workspace, כדי לנתק גישה ביום שעובד עוזב.
- מי בחברה מאשר כלי חדש, ומאיזה אמצעי תשלום הוא משולם.
אצל לקוחות שירותי ה־IT המנוהלים שלנו אנחנו עוברים על השאלות האלה לפני שכלי חדש נכנס לשימוש, ומחברים אותו לזהות הארגונית. כך ההוצאה והגישה למידע מנוהלות במקום אחד.
שאלות נפוצות
מהו רישיון רדום?
רישיון בתשלום שאף אחד לא נכנס אליו בתקופה שהגדרתם, בדרך כלל שלושים יום. חלק מהספקים מציגים את זה ישירות בממשק הניהול, ובאחרים צריך למשוך את הנתון מה־API. ברגע שרישיון מסומן רדום, ההחלטה היא לבטל אותו או להעביר אותו לעובד שכן יעבוד איתו.
כמה זמן לוקח לראות חיסכון?
החודש הראשון הוא בעיקר מיפוי, ובו מתגלים מנויי הצל והרישיונות של עובדים שעזבו. את הביטולים אפשר לבצע כבר במחזור החיוב הבא, ומהחודש השני מספיקה בדיקה חודשית קצרה.
כדאי פשוט לאסור על עובדים להשתמש בכלי AI?
איסור גורף מעביר את השימוש לכרטיסי אשראי פרטיים ולחשבונות שאתם לא רואים, וזה מסוכן יותר מבחינת אבטחה. עדיף לאשר מספר קטן של כלים, להגדיר מה מותר להזין לתוכם ולמדוד את השימוש.
איך יודעים שכלי בטוח למידע של החברה?
שואלים איפה המידע נשמר, האם הוא משמש לאימון מודלים, איך מכבים את זה ומה קורה בפועל כשמוחקים. כדאי גם שיהיה חיבור לזהות הארגונית, כדי שניתוק עובד ינתק את הגישה מיד. אנחנו עוברים על השאלות האלה עם הלקוח לפני שכלי חדש מאושר.
מי צריך להיות אחראי על ההוצאה?
לכל כלי צריך בעלים אחד, בדרך כלל מנהל הצוות שמשתמש בו, ומעליו מישהו שרואה את כל ההוצאה. בשירות מנוהל אנחנו מרכזים את כל ההוצאה ומביאים אותה פעם בחודש להחלטה.
עוד בנושא: דשבורד ניהול IT · שירותי IT מנוהלים · מה כולל שירות מחשוב · אבחון IT ואבטחה