Лишние расходы на AI обычно возникают из-за оплаченных лицензий, которыми никто не пользуется, дублирующихся инструментов в разных командах и подписок без владельца. Каждая строка кажется мелочью, а к концу месяца набегает сумма. Чтобы сократить эти расходы, нужно измерять использование.
Поиск неиспользуемых лицензий AI
Здесь мы находим лишние платежи, особенно в компаниях, которые начали покупать инструменты AI до того, как у них появилась процедура закупок.
- Неиспользуемые лицензии. Лицензии купили на всю команду, а на деле заходят три человека.
- Дублирующие инструменты. Маркетинг, разработка и поддержка купили три инструмента, которые делают одно и то же.
- Теневые подписки. Сотрудник платит личной картой и подаёт на возмещение расходов, а в IT об этой подписке не знают.
- Пробные периоды, перешедшие в платные. Бесплатный пробный период, который продлился как годовая подписка, и никто его не одобрял.
- Сгоревшие кредиты. Кредиты, оплаченные заранее и сгоревшие до того, как ими воспользовались.
- Уволившиеся сотрудники. Лицензия остаётся активной, и списания продолжаются.
У этих строк нет владельца. Когда никто не отвечает за статью расходов, никто её и не отменяет. Поэтому исправляет это постоянный порядок: кто отвечает за каждый инструмент и когда проверяется использование.
Спящие лицензии раздувают расходы
Руководитель видит высокую цену инструмента и пытается её снизить, а тем временем платит за двадцать лицензий, которыми никто не пользуется.
Дорогой инструмент, с которым каждый день работают десять человек, окупается. Неиспользуемая лицензия раздувает расходы, снижает средний уровень использования и мешает обосновать дополнительные лицензии, когда они действительно нужны.
У этого есть и косвенная цена. Когда руководство видит крупную сумму без результата, оно останавливает покупку новых инструментов, и без них остаются даже команды, которым подходящий инструмент принёс бы пользу.
Проверять нужно стоимость на одного активного сотрудника. Два инструмента с одинаковой ценой лицензии на деле могут стоить совсем по-разному, в зависимости от того, сколько людей ими пользуется.
Дублирующие инструменты, личные карты и теневые подписки
В быстро растущих компаниях так бывает почти всегда. Каждая команда купила инструмент под свою задачу, и нет ни единого списка инструментов, ни человека, который видит общую сумму.
- Составьте единый список: каждый AI-инструмент, кто за него отвечает, сколько он стоит и с какого способа оплаты списывается.
- Просмотрите отчёты о возмещении расходов за последние шесть месяцев: именно там всплывают теневые подписки.
- Запросите в бухгалтерии все регулярные списания, прежде всего в долларах.
- Объедините инструменты с одинаковыми функциями и оставьте по одному на каждую задачу.
- Переведите все подписки на одну корпоративную карту или на управляемый аккаунт у поставщика.
Когда список есть, расходами можно управлять. Определите также, кто утверждает новые инструменты, иначе список устареет за пару месяцев.
Оплата за лицензию или за использование
Перед тем как утвердить новый инструмент, проверьте, как он тарифицируется. Есть несколько распространённых моделей, и каждая подходит для своего сценария. Цена на сайте поставщика почти всегда в долларах и без НДС, а в Израиле добавляется 18%.
| Модель оплаты | Когда это выгодно | На что обратить внимание |
|---|---|---|
| За пользователя | Ежедневная постоянная работа одних и тех же людей | Неиспользуемая лицензия означает чистый убыток |
| По использованию или по токенам | Неравномерная нагрузка, проекты и пиковые периоды | Легко пропустить внезапный скачок в счёте |
| Базовая подписка плюс оплата за использование | Небольшая команда с большими объёмами | Нужен месячный лимит и оповещение |
| Предоплаченные кредиты | Скидка в обмен на обязательство | Кредит, не израсходованный к сроку, сгорает |
На практике инструменты, которые команда открывает каждое утро, выгоднее покупать по лицензиям, а инструменты для проектов выгоднее использовать с оплатой по факту, с месячным лимитом и оповещением. Если поставщик предлагает скидку за годовое обязательство, сначала проверьте, сколько лицензий было активно за последние три месяца.
Как измерить фактическое использование по каждому сотруднику
Оценки руководителя команды недостаточно. Почти каждый поставщик показывает данные об использовании в панели управления или через API. В первый раз это работа на час, а потом проверку можно запускать автоматически.
- Запрашиваем у каждого поставщика список платных лицензий и за кем закреплена каждая из них.
- Получаем данные о входах и использовании напрямую из API.
- Лицензию, которую не трогали тридцать дней, отмечаем как спящую.
- Разделите активных пользователей на интенсивных, средних и лёгких.
- Для каждого инструмента считаем стоимость на одного активного сотрудника и выносим эту цифру на обсуждение руководства.
ВДашборд управления IT , который мы создаём для каждого клиента, есть модуль, где по каждому инструменту видны оплаченные лицензии и активные пользователи, а также разбивка на активное и слабое использование. Например, одна строка может показать 40 оплаченных лицензий, 28 пользователей, заходивших в последний месяц, 12 спящих и 70% использования. Цифры приведены для иллюстрации и не являются данными клиента.
Ежемесячная рутина на полчаса
Разовой отмены недостаточно, потому что новые подписки продолжают появляться. Назначьте короткую встречу на постоянную дату, с той же таблицей и теми же вопросами.
- Откройте таблицу подписок и сравните расходы с прошлым месяцем.
- Просматриваем спящие лицензии и отменяем их или передаём другому сотруднику.
- Проверяем, появились ли новые инструменты и не дублируют ли они те, что уже есть.
- Утвердите бюджет на следующий месяц по фактическому использованию, а не по запросам.
- Отметьте продления и кредиты, срок которых истекает в ближайшие тридцать дней.
Короткая встреча раз в месяц экономит больше, чем большая проверка раз в год, потому что отмена спящей лицензии экономит деньги, только если сделать её до следующего списания.
Что спросить перед утверждением нового инструмента
Помимо стоимости, AI-инструмент получает деловую информацию, а иногда и данные клиентов. Поэтому перед одобрением нового инструмента задайте такие вопросы:
- Где хранятся данные и кто из сотрудников поставщика имеет к ним доступ.
- Используются ли вводимые данные для обучения моделей и как это отключить.
- Что у них на практике означает удаление и как долго хранятся логи.
- Есть ли подключение к Entra ID или Google Workspace, чтобы отключить доступ в день, когда сотрудник уходит.
- Кто в компании утверждает новый инструмент и с какого способа оплаты он оплачивается.
У клиентов управляемые IT-услуги мы разбираем эти вопросы до того, как новый инструмент начнут использовать, и подключаем его к корпоративной учётной записи. Так расходы и доступ к данным управляются из одного места.
Частые вопросы
Что такое спящая лицензия?
Оплаченная лицензия, в которую никто не заходил за заданный вами период, обычно тридцать дней. Часть поставщиков показывает это прямо в панели управления, у других данные нужно вытягивать через API. Как только лицензия помечена спящей, решение одно: отменить её или передать сотруднику, который будет ею пользоваться.
Сколько времени нужно, чтобы увидеть экономию?
Первый месяц уходит в основном на инвентаризацию, и именно тогда всплывают теневые подписки и лицензии ушедших сотрудников. Отмены можно провести уже в следующем платёжном цикле, а со второго месяца достаточно короткой ежемесячной проверки.
Может, просто запретить сотрудникам пользоваться AI-инструментами?
Полный запрет переносит использование на личные кредитные карты и аккаунты, которых вы не видите, а это опаснее с точки зрения безопасности. Лучше утвердить небольшое число инструментов, определить, какие данные в них можно вводить, и измерять использование.
Как понять, что инструмент безопасен для данных компании?
Спрашивают, где хранятся данные, используются ли они для обучения моделей, как это отключить и что реально происходит при удалении. Желательно также подключение к корпоративной учётной записи, чтобы отключение сотрудника сразу закрывало доступ. Мы проходим эти вопросы с клиентом до того, как новый инструмент утверждается.
Кто должен отвечать за эти расходы?
У каждого инструмента должен быть один владелец, обычно руководитель команды, которая им пользуется, а над ним кто-то, кто видит все расходы. В управляемой услуге мы собираем все расходы вместе и раз в месяц выносим их на решение.
Ещё по теме: Дашборд управления IT · Управляемые IT-услуги · Что включает IT-обслуживание · Аудит IT и безопасности