Microsoft 365 включает несколько тарифных планов, и многие компании выбирают тот, что предложил продавец. Разница между тарифами в основном в безопасности и управлении устройствами. Мы партнёр Microsoft в Израиле и ведём лицензирование наших клиентов.
Что реально даёт каждый план
Прежде чем говорить о деньгах, стоит понять, что вообще получают. Business Basic даёт почту Exchange, Teams, SharePoint и OneDrive, а приложения Office только в браузере и на мобильных. Business Standard добавляет приложения Office, которые устанавливаются на компьютер, а также вебинары и инструменты для планирования встреч. Business Premium берёт Standard и добавляет слой безопасности и управления: Intune для управления устройствами, расширенные возможности Entra ID, такие как условный доступ, и Defender для почты и рабочих станций. Планы Enterprise предназначены для организаций, которые превысили потолок Business в 300 пользователей или которым нужны более детальные инструменты комплаенса и политик.
Особое внимание уделите безопасности. Там труднее всего увидеть, чего не хватает, и именно там компании ошибаются с выбором.
| План | Что входит | Кому подходит |
|---|---|---|
| Business Basic | Почта, Teams, SharePoint, OneDrive и Office в браузере | Небольшая команда, которая работает в облаке и которой не нужен установленный Office |
| Business Standard | Всё из Basic, плюс Office, установленный на компьютере | Бизнес, который работает с тяжёлыми файлами и локальным Office |
| Business Premium | Всё из Standard, плюс Intune, условный доступ и Defender | Бизнес до 300 сотрудников, которому нужны контроль и безопасность |
| Enterprise E3 | Лицензирование для крупной организации, архивирование и расширенные политики соответствия | Организация свыше 300 сотрудников или с требованиями к соответствию нормам |
| Enterprise E5 | Всё, что есть в E3, плюс защита, управление идентификацией и аналитика | Организация, которой нужны безопасность и расследование инцидентов на высоком уровне |
Разница между лицензией и почтовым ящиком
Лицензия привязана к человеку и даёт ему доступ к сервисам. Почтовый ящик это адрес, и некоторым типам ящиков лицензия вообще не нужна.
- Персональная лицензия. Для каждого сотрудника, который подключается, читает почту и работает с приложениями.
- Общий ящик. Адрес для команды, например, для обращений или счетов, без личного входа и без лицензии.
- Алиас. Дополнительный адрес, письма на который приходят в тот же существующий ящик, без оплаты.
- Ящик ресурса. Переговорная или оборудование, которые бронируются через календарь.
Это напрямую отражается на счёте. Компании с 22 сотрудниками нужно 22 лицензии, а общие почтовые ящики бесплатны. Когда мы принимаем новый аккаунт на обслуживание, первым делом сверяем лицензии со списком сотрудников.
За что платят и чем не пользуются
Почти в каждом аккаунте, в который мы заходим, есть лицензии и дополнения, за которые платят и которыми не пользуются. Обычно кто-то купил большой пакет со скидкой, и никто не проверил его снова через год.
- План с установленным Office для сотрудников, которые работают только в браузере.
- Лицензия Enterprise в компании на 40 человек, которой хватило бы Business Premium.
- Телефония внутри Teams, которую никто не подключил к номерам и не настроил.
- Инструмент аналитики данных, включённый в большой пакет, который никто ни разу не открыл.
- Неиспользуемый OneDrive, потому что все файлы по-прежнему лежат на локальном сервере.
- Лицензии, которые остались активными у сотрудников, ушедших полгода назад.
Сама проверка проста. По каждой лицензии смотрят, входил ли пользователь в систему за последние тридцать дней, и оттуда решают, что сократить и что заменить на более подходящий план.
Почему ответ чаще всего Business Premium
Для малого или среднего бизнеса, который хранит конфиденциальные данные, Premium обычно оказывается правильным выбором. Он даёт вам контроль над устройствами и учётными записями сотрудников.
- Управление устройствами. Intune обеспечивает шифрование, блокировку экрана и актуальные версии, а потерянный телефон стирает удалённо.
- Условный доступ.
Conditional AccessБлокирует вход с неразрешённого устройства или из неразрешённого места и требует от всех двухфакторную аутентификацию. - Защита почты и рабочих станций. Defender проверяет ссылки и вложения до того, как сотрудник на них нажмёт.
- Классификация данных. Документы можно помечать как внутренние и запрещать их передачу наружу.
Самый простой способ решить: спросить, кто работает с данными. Если в ваших ящиках и файлах есть бухгалтерия, зарплаты, договоры или данные клиентов, вам нужен уровень управления. Если команда работает только с публичной информацией, можно ограничиться меньшим и добавить Premium только тем, кому это действительно нужно.
Выберите тариф, который покрывает устройства, учётные записи сотрудников и почту.
Что Microsoft не резервирует за вас
Microsoft отвечает за инфраструктуру и доступность сервиса. За случайное удаление на вашей стороне она не отвечает. Удалённый элемент можно восстановить в течение ограниченного срока, после этого он исчезает. Политика хранения тоже не вернёт папку в состояние на определённую дату.
Поэтому мы отдельно делаем резервные копии почты, SharePoint, OneDrive и файлов Teams с долгим сроком хранения. Можно восстановить ящик или целую папку в том состоянии, в каком они были в определённый день: когда сотрудник удалил что-то по ошибке, когда ушедший сотрудник удалил файлы или когда программа-вымогатель зашифровала синхронизированные файлы.
- Почта, календари и контакты каждого ящика, включая общие ящики.
- Библиотеки SharePoint и все личные папки в OneDrive.
- Файлы и переписка каналов Teams, которые фактически хранятся в SharePoint.
- Тестовое восстановление раз в квартал, чтобы убедиться, что резервное копирование работает.
Корзина хранит объекты недолго и не поможет восстановить папку, удалённую три месяца назад.
Переход с другого почтового провайдера
Компании приходят к нам с Gmail, с локального сервера Exchange или с почты хостинг-провайдера. Вот как у нас проходит переход, шаг за шагом.
- Составляем карту всех существующих ящиков, алиасов, списков рассылки и ящиков ресурсов.
- Разворачиваем новую среду и подтверждаем домен, пока не меняя маршрутизацию почты.
- Запускаем пилот на двух или трёх почтовых ящиках и проверяем, что всё перенеслось полностью.
- Синхронизируем все ящики в фоновом режиме, включая папки, контакты и календари.
- Переключаем почтовые записи DNS в спокойное время, обычно в выходные.
- Оставляем прежнего провайдера активным ещё на несколько недель для надёжности.
- Обновляем настройки на компьютерах и телефонах и проверяем, что подписи, сканеры и принтеры снова работают.
Маршрутизацию почты переключают только после того, как синхронизация завершена и проверена. Мы на связи на протяжении всего переезда и проверяем, что каждое письмо доходит в новый ящик.
Лицензии при приёме и увольнении сотрудника
Лицензии нужно обновлять каждый раз, когда кто-то начинает работать или уходит. Без чёткой процедуры лицензии добавляют новым сотрудникам и забывают снять с ушедших.
- Новый сотрудник: создаём пользователя, назначаем лицензию по должности и добавляем в нужные группы.
- Уходящий сотрудник: блокируем вход в день ухода.
- Превращаем его почтовый ящик в общий, чтобы сохранить историю, и снимаем лицензию.
- Передаём его файлы новому владельцу до удаления учётной записи.
- Раз в квартал сверяем все лицензии с фактическим списком сотрудников.
ВДашборд управления IT Лицензии и почтовые ящики каждого сотрудника видны на одном экране, поэтому ежеквартальная проверка проходит быстро.
Частые вопросы
В чём разница между Business Standard и Business Premium?
Standard даёт приложения Office на компьютере и облачные сервисы. Premium добавляет управление устройствами через Intune, условный доступ и защиту почты и рабочих станций с помощью Defender. Если у вас есть конфиденциальные данные или сотрудники работают из дома, вам нужен Premium.
Сколько стоит лицензия на одного сотрудника?
Цена зависит от плана, количества лицензий и типа обязательства, и Microsoft время от времени её меняет. Поэтому мы не публикуем цифру на сайте. Как партнёр Microsoft в Израиле мы имеем прямой доступ к лицензированию и поддержке, а актуальную цену проверим, когда будем готовить для вас предложение.
Нужно ли внешнее резервное копирование для Microsoft 365?
Да. Microsoft отвечает за доступность сервиса. Удалённые элементы можно восстановить лишь в течение ограниченного времени, после чего они исчезают. Мы добавляем отдельное резервное копирование почты, файлов и содержимого Teams.
Можно ли сочетать разные планы в одной компании?
Можно, и так делают часто. Офисные сотрудники получают Business Premium, а те, кто заходит только в почту, получают более лёгкий тариф. Тем, кто работает с конфиденциальными данными, нужен Premium.
Сколько времени занимает переход с Gmail?
Анализ и подготовка занимают несколько дней, а сама синхронизация идёт в фоновом режиме, в зависимости от объёма почты. Переключение маршрутизации почты выполняем в спокойные часы, и сотрудники обычно замечают только повторную настройку своих программ. Мы сопровождаем все этапы на время перехода.
Ещё по теме: Управляемые IT-услуги · Дашборд управления IT · Лицензии и программное обеспечение · Аудит IT и безопасности