Microsoft 365 عبارة عن مجموعة من عدة خطط، وكثير من الشركات تختار حسب ما عرضه عليها البائع. الفرق بين الخطط يكمن أساسًا في الأمن وإدارة الأجهزة. نحن شريك Microsoft في إسرائيل وندير التراخيص لعملائنا.
ما تقدمه كل خطة فعلياً
قبل الحديث عن المال، من المفيد أن تعرفوا ما الذي تحصلون عليه أصلاً. Business Basic توفر بريد Exchange وTeams وSharePoint وOneDrive، مع تطبيقات Office في المتصفح والجوال فقط. Business Standard تضيف تطبيقات Office المثبّتة على الحاسوب، وكذلك الندوات الإلكترونية وأدوات تنسيق الاجتماعات. Business Premium تأخذ Standard وتضيف طبقة من الأمن والإدارة: Intune لإدارة الأجهزة، وقدرات Entra ID متقدمة مثل الوصول المشروط، وDefender للبريد وأجهزة العمل. خطط Enterprise مخصصة للمؤسسات التي تجاوزت حد 300 مستخدم في خطط Business، أو التي تحتاج إلى أدوات امتثال وسياسات أكثر تفصيلاً.
انتبهوا بشكل خاص إلى الأمن. هناك يصعب أكثر رؤية ما ينقص، وهناك تخطئ الشركات في الاختيار.
| الخطة | ما الذي تحصلون عليه | لمن يناسب |
|---|---|---|
| Business Basic | البريد، Teams، SharePoint، OneDrive وOffice عبر المتصفح | فريق صغير يعمل في السحابة ولا يحتاج إلى Office مثبّت |
| Business Standard | كل ما في Basic، بالإضافة إلى Office مثبّت على الحاسوب | شركة تعمل مع ملفات ثقيلة وبرنامج Office مثبّت محليًا |
| Business Premium | كل ما في Standard، بالإضافة إلى Intune، الوصول المشروط وDefender | شركة يصل عدد موظفيها إلى 300 وتريد التحكم والأمن |
| Enterprise E3 | ترخيص للمؤسسات الكبيرة، وأرشفة وسياسات امتثال واسعة | مؤسسة تتجاوز 300 موظف أو لديها متطلبات امتثال |
| Enterprise E5 | كل ما في E3 إضافة إلى الحماية وإدارة الهويات والتحليلات | مؤسسة تحتاج إلى أمن وتحقيق على مستوى عالٍ |
الفرق بين الترخيص وصندوق البريد
الترخيص مرتبط بشخص ويمنحه الوصول إلى الخدمات. صندوق البريد هو عنوان، وهناك أنواع من الصناديق لا تحتاج إلى ترخيص أصلاً.
- ترخيص شخصي. لكل موظف يسجّل الدخول ويقرأ البريد ويستخدم التطبيقات.
- صندوق مشترك. عنوان للفريق، مثل الاستفسارات أو الحسابات، من دون تسجيل دخول شخصي ومن دون ترخيص.
- اسم مستعار. عنوان إضافي يصل إلى الصندوق نفسه القائم، من دون تكلفة.
- صندوق موارد. قاعة اجتماعات أو معدات يتم حجزها عبر التقويم.
الأثر على الفاتورة مباشر. شركة لديها 22 موظفًا تحتاج إلى 22 ترخيصًا، وصناديق البريد المشتركة لا تكلّف شيئًا. عندما نستلم حسابًا جديدًا لإدارته، نبدأ بعدّ التراخيص مقابل قائمة الموظفين.
ما الذي يُشترى ولا يُستخدم
في كل حساب ندخل إليه تقريباً توجد تراخيص وإضافات يُدفع مقابلها ولا تُستخدم. عادةً اشترى أحدهم حزمة كبيرة بخصم، ولم يراجعها أحد بعد سنة.
- خطة مع Office مثبّت، لموظفين يعملون عبر المتصفح فقط.
- ترخيص Enterprise في شركة من 40 شخصاً كانت تحتاج إلى Business Premium.
- اتصالات هاتفية داخل Teams لم يربطها أحد بالأرقام ولم يهيّئها.
- أداة تحليل بيانات مضمّنة في الحزمة الكبيرة ولم يفتحها أحد.
- OneDrive غير مستخدم، لأن جميع الملفات ما زالت على خادم محلي.
- تراخيص ما زالت فعّالة لموظفين غادروا قبل نصف عام.
الفحص نفسه بسيط. نتحقق لكل ترخيص مما إذا كان المستخدم قد سجّل الدخول فعلياً خلال الثلاثين يوماً الأخيرة، ومن هناك نقرر ما يُقلَّص وما يُستبدَل بخطة أكثر ملاءمة.
لماذا تكون Business Premium هي الجواب في الغالب
بالنسبة لشركة صغيرة أو متوسطة تحتفظ بمعلومات حساسة، Premium هي عادةً الخيار الصحيح. فهي تمنحكم التحكم في الأجهزة وفي هويات الموظفين.
- إدارة الأجهزة. Intune يفرض التشفير وقفل الشاشة والإصدارات المحدّثة، ويمسح عن بُعد الجهاز المحمول المفقود.
- الوصول المشروط.
Conditional Accessتمنع الدخول من جهاز أو موقع غير معتمد، وتفرض المصادقة الثنائية على الجميع. - حماية البريد وأجهزة العمل. يفحص Defender الروابط والملفات المرفقة قبل أن ينقر عليها الموظف.
- تصنيف المعلومات. يمكن وسم المستندات كمستندات داخلية ومنع إرسالها إلى الخارج.
الطريقة البسيطة للقرار هي أن تسألوا من يتعامل مع المعلومات. إذا كانت لديكم بيانات محاسبة أو رواتب أو عقود أو تفاصيل عملاء في صناديق البريد والملفات، فأنتم بحاجة إلى طبقة الإدارة. وإذا كان الفريق يعمل مع معلومات عامة فقط، يمكن الاكتفاء بأقل من ذلك وإضافة Premium فقط لمن يحتاجها.
اختاروا الخطة التي تغطي الأجهزة وهويات الموظفين والبريد.
ما لا تنسخه Microsoft احتياطياً من أجلكم
Microsoft مسؤولة عن البنية التحتية وعن توفر الخدمة. لكنها ليست مسؤولة عن الحذف الخاطئ لديكم. يمكن استعادة العنصر المحذوف لفترة محدودة، وبعدها يختفي. وحتى سياسة الاحتفاظ لا تعيد مجلدًا إلى الحالة التي كان عليها في تاريخ معيّن.
لذلك ننسخ احتياطياً بشكل منفصل البريد وSharePoint وOneDrive وملفات Teams، مع احتفاظ لفترة طويلة. يمكن استرجاع صندوق بريد أو مجلد كامل إلى الحالة التي كان عليها في يوم معيّن: عندما يحذف موظف شيئاً بالخطأ، أو عندما يحذف موظف غادر ملفات، أو عندما تشفّر برامج الفدية ملفات متزامنة.
- البريد والتقويمات وجهات الاتصال لكل صندوق، بما في ذلك الصناديق المشتركة.
- مكتبات SharePoint وجميع المجلدات الشخصية في OneDrive.
- ملفات ومحادثات قنوات Teams، المخزّنة فعلياً في SharePoint.
- استعادة تجريبية مرة كل ربع سنة، للتأكد من أن النسخ الاحتياطي يعمل.
سلة المحذوفات تحتفظ بالعناصر لفترة قصيرة، ولن تساعد في استعادة مجلد حُذف قبل ثلاثة أشهر.
الانتقال من مزود بريد آخر
تأتي إلينا الشركات من Gmail، أو من خادم Exchange محلي، أو من بريد لدى مزوّد استضافة. هكذا يبدو الانتقال لدينا، خطوة بخطوة.
- نرسم خريطة لجميع صناديق البريد والأسماء المستعارة وقوائم التوزيع وصناديق الموارد الموجودة اليوم.
- نُنشئ البيئة الجديدة ونتحقق من النطاق، دون تغيير توجيه البريد في هذه المرحلة.
- نجري تجربة أولية على صندوقين أو ثلاثة صناديق بريد ونتحقق من وصول كل شيء بالكامل.
- نزامن جميع الصناديق في الخلفية، بما في ذلك المجلدات وجهات الاتصال والتقويمات.
- نبدّل سجلات البريد في وقت هادئ، عادةً في نهاية الأسبوع.
- نُبقي المزوّد السابق فعّالاً لبضعة أسابيع إضافية لمزيد من الأمان.
- نحدّث أجهزة الكمبيوتر والهواتف ونتأكد من عودة التوقيعات والماسحات الضوئية والطابعات إلى العمل.
لا نغيّر توجيه البريد إلا بعد اكتمال المزامنة والتحقق منها. نحن متاحون طوال فترة الانتقال ونتأكد من وصول كل رسالة إلى الصندوق الجديد.
التراخيص عند انضمام موظف وعند مغادرته
يجب تحديث التراخيص في كل مرة يبدأ فيها شخص العمل أو يغادر. من دون إجراء واضح تُضاف تراخيص للموظفين الجدد ويُنسى حذف تراخيص من غادروا.
- موظف جديد: ننشئ مستخدماً، ونخصص ترخيصاً حسب الدور، ونضيفه إلى المجموعات المناسبة.
- موظف يغادر: نحظر تسجيل دخوله في يوم مغادرته.
- نحوّل صندوق بريده إلى صندوق مشترك للحفاظ على السجل، ونزيل الترخيص.
- ننقل ملفاته إلى المالك الجديد قبل حذف الحساب.
- مرة كل ربع سنة نراجع جميع التراخيص ونقارنها بقائمة الموظفين الفعليين.
فيلوحة تحكم إدارة تكنولوجيا المعلومات ترون تراخيص كل موظف وصناديق بريده في شاشة واحدة، وهكذا يكون الفحص الربعي قصيراً.
الأسئلة الشائعة
ما الفرق بين Business Standard و Business Premium؟
Standard توفّر تطبيقات Office على الحاسوب وخدمات السحابة. Premium تضيف إدارة الأجهزة عبر Intune، والوصول المشروط، وحماية البريد ومحطات العمل عبر Defender. إذا كانت لديكم معلومات حساسة أو موظفون يعملون من المنزل، فستحتاجون إلى Premium.
كم تكلف رخصة لكل موظف؟
يعتمد السعر على الخطة وعدد التراخيص ونوع الالتزام، وتقوم Microsoft بتحديثه من وقت لآخر. لذلك لا ننشر رقماً في الموقع. بصفتنا شريك Microsoft في إسرائيل لدينا وصول مباشر إلى التراخيص والدعم، وسنتحقق من السعر المحدّث عند إعداد عرض السعر لكم.
هل تحتاجون إلى نسخ احتياطي خارجي لـ Microsoft 365؟
نعم. Microsoft مسؤولة عن توفّر الخدمة. العناصر المحذوفة يمكن استرجاعها لفترة محدودة فقط، وبعدها تختفي. نحن نضيف نسخاً احتياطياً منفصلاً للبريد والملفات ومحتوى Teams.
هل يمكن الجمع بين خطط مختلفة في الشركة نفسها؟
نعم، وهذا شائع. موظفو المكتب يحصلون على Business Premium، والموظفون الذين يدخلون إلى البريد فقط يحصلون على خطة أخف. من يتعامل مع معلومات حساسة يحتاج إلى Premium.
كم يستغرق الانتقال من Gmail؟
يستغرق التخطيط والتحضير بضعة أيام، وتعمل المزامنة نفسها في الخلفية حسب حجم البريد. نُجري تبديل توجيه البريد في ساعة هادئة، وعادةً لا يلاحظ الموظفون سوى إعادة إعداد برنامجهم. نواكب جميع المراحل طوال فترة الانتقال.
المزيد حول الموضوع: خدمات تكنولوجيا المعلومات المُدارة · لوحة تحكم إدارة تكنولوجيا المعلومات · تراخيص وبرمجيات · تقييم IT والأمن