Microsoft 365 היא סל של כמה תוכניות, ועסקים רבים בוחרים לפי מה שהמוכר הציע להם. ההבדל בין התוכניות הוא בעיקר באבטחה ובניהול מכשירים. אנחנו שותף Microsoft בישראל ומנהלים את הרישוי של הלקוחות שלנו.
מה כל תוכנית נותנת בפועל
לפני שמדברים על כסף, כדאי לדעת מה בכלל מקבלים. Business Basic נותנת דואר Exchange, Teams, SharePoint ו־OneDrive, עם אפליקציות Office בדפדפן ובנייד בלבד. Business Standard מוסיפה את אפליקציות Office שמותקנות על המחשב, וגם וובינרים וכלי תיאום פגישות. Business Premium לוקחת את Standard ומוסיפה שכבה של אבטחה וניהול: Intune לניהול מכשירים, יכולות Entra ID מתקדמות כמו גישה מותנית ו־Defender לדואר ולתחנות. תוכניות Enterprise נועדו לארגונים שעברו את תקרת 300 המשתמשים של Business, או שצריכים כלי ציות ומדיניות מפורטים יותר.
שימו לב במיוחד לאבטחה. שם הכי קשה לראות מה חסר, ושם עסקים טועים בבחירה.
| תוכנית | מה מקבלים | למי זה מתאים |
|---|---|---|
| Business Basic | דואר, Teams, SharePoint, OneDrive ו־Office בדפדפן | צוות קטן שעובד בענן ולא צריך Office מותקן |
| Business Standard | כל מה שב־Basic, ועוד Office מותקן על המחשב | עסק שעובד עם קבצים כבדים ועם Office מקומי |
| Business Premium | כל מה שב־Standard, ועוד Intune, גישה מותנית ו־Defender | עסק עד 300 עובדים שרוצה שליטה ואבטחה |
| Enterprise E3 | רישוי לארגון גדול, ארכיון ומדיניות ציות רחבה | ארגון מעל 300 עובדים או עם דרישות ציות |
| Enterprise E5 | כל מה שב־E3 ועוד הגנה, ניהול זהויות וניתוח | ארגון שצריך אבטחה וחקירה ברמה גבוהה |
ההבדל בין רישיון לתיבת דואר
רישיון משויך לאדם ונותן לו גישה לשירותים. תיבת דואר היא כתובת, ויש סוגי תיבות שלא צריכות רישיון בכלל.
- רישיון אישי. לכל עובד שמתחבר, קורא דואר ומשתמש באפליקציות.
- תיבה משותפת. כתובת לצוות, כמו פניות או חשבונות, בלי חיבור אישי ובלי רישיון.
- כינוי. כתובת נוספת שמגיעה לאותה תיבה קיימת, בלי עלות.
- תיבת משאב. חדר ישיבות או ציוד שמזמינים דרך לוח השנה.
ההשלכה על החשבון ישירה. חברה עם 22 עובדים צריכה 22 רישיונות, והתיבות המשותפות לא עולות כסף. כשאנחנו מקבלים חשבון חדש לניהול, אנחנו סופרים קודם כל את הרישיונות מול רשימת העובדים.
מה קונים ולא משתמשים בו
כמעט בכל חשבון שאנחנו נכנסים אליו יש רישיונות ותוספות שמשלמים עליהם ולא משתמשים בהם. בדרך כלל מישהו קנה חבילה גדולה בהנחה, ואף אחד לא בדק אותה שוב אחרי שנה.
- תוכנית עם Office מותקן, לעובדים שעובדים רק בדפדפן.
- רישיון Enterprise בחברה של 40 איש שהייתה צריכה Business Premium.
- טלפוניה בתוך Teams שאף אחד לא חיבר למספרים ולא הגדיר.
- כלי ניתוח נתונים שנכלל בחבילה הגדולה ואף אחד לא פתח.
- OneDrive שלא בשימוש, כי כל הקבצים עוד יושבים על שרת מקומי.
- רישיונות שנשארו פעילים לעובדים שעזבו לפני חצי שנה.
הבדיקה עצמה פשוטה. בודקים לכל רישיון אם המשתמש התחבר בפועל בשלושים הימים האחרונים, ומשם מחליטים מה לצמצם ומה להחליף בתוכנית מתאימה יותר.
למה Business Premium היא לרוב התשובה
לעסק קטן או בינוני שמחזיק מידע רגיש, Premium היא בדרך כלל הבחירה הנכונה. היא נותנת לכם שליטה על המכשירים ועל הזהויות של העובדים.
- ניהול מכשירים. Intune אוכף הצפנה, נעילת מסך וגרסאות מעודכנות, ומוחק מרחוק נייד שאבד.
- גישה מותנית.
Conditional Accessחוסמת כניסה ממכשיר או ממקום שלא אושרו, ומחייבת אימות דו־שלבי לכולם. - הגנת דואר ותחנות. Defender בודק קישורים וקבצים מצורפים לפני שהעובד לוחץ עליהם.
- סיווג מידע. אפשר לסמן מסמכים כפנימיים ולמנוע העברה שלהם החוצה.
הדרך הפשוטה להחליט היא לשאול מי נוגע במידע. אם יש לכם רואה חשבון, שכר, חוזים או פרטי לקוחות בתיבות ובקבצים, אתם צריכים את שכבת הניהול. אם הצוות עובד רק מול מידע פומבי, אפשר להסתפק בפחות ולהוסיף Premium רק למי שצריך.
בחרו את התוכנית שמכסה את המכשירים, את הזהות של העובדים ואת הדואר.
מה Microsoft לא מגבה בשבילכם
Microsoft אחראית על התשתית ועל זמינות השירות. על מחיקה בטעות אצלכם היא לא אחראית. פריט שנמחק אפשר לשחזר לפרק זמן מוגבל, ואחרי זה הוא נעלם. גם מדיניות שמירה לא מחזירה תיקייה למצב שהיה בתאריך מסוים.
לכן אנחנו מגבים בנפרד את הדואר, SharePoint, OneDrive והקבצים של Teams, עם שמירה לתקופה ארוכה. אפשר לשחזר תיבה או תיקייה שלמה למצב שהיה ביום מסוים: כשעובד מחק בטעות, כשעובד שעזב מחק קבצים או כשכופרה הצפינה קבצים מסונכרנים.
- דואר, לוחות שנה ואנשי קשר של כל תיבה, כולל תיבות משותפות.
- ספריות SharePoint וכל התיקיות האישיות ב־OneDrive.
- קבצים ושיחות ערוץ של Teams, שיושבים בפועל ב־SharePoint.
- שחזור ניסיון פעם ברבעון, כדי לוודא שהגיבוי עובד.
סל המיחזור שומר פריטים לזמן קצר ולא יעזור לשחזר תיקייה שנמחקה לפני שלושה חודשים.
מעבר מספק דואר אחר
עסקים מגיעים אלינו מ־Gmail, משרת Exchange מקומי או מדואר של ספק אחסון. כך נראה המעבר אצלנו, שלב אחר שלב.
- ממפים את כל התיבות, הכינויים, רשימות ההפצה ותיבות המשאבים שקיימות היום.
- מקימים את הסביבה החדשה ומאמתים את הדומיין, בלי לשנות עדיין את ניתוב הדואר.
- מריצים פיילוט על שתיים או שלוש תיבות ובודקים שהכול הגיע במלואו.
- מסנכרנים את כל התיבות ברקע, כולל תיקיות, אנשי קשר ולוחות שנה.
- מחליפים את רשומות הדואר בשעה שקטה, בדרך כלל בסוף שבוע.
- משאירים את הספק הקודם פעיל עוד כמה שבועות ליתר ביטחון.
- מעדכנים את המחשבים והטלפונים ומוודאים שחתימות, סורקים ומדפסות חוזרים לעבוד.
את ניתוב הדואר מחליפים רק אחרי שהסנכרון הושלם ונבדק. אנחנו זמינים לאורך כל המעבר ובודקים שכל הודעה מגיעה לתיבה החדשה.
רישיונות כשעובד נכנס וכשעובד עוזב
את הרישיונות צריך לעדכן בכל פעם שמישהו מתחיל לעבוד או עוזב. בלי נוהל ברור מוסיפים רישיונות לעובדים חדשים ושוכחים להסיר את של מי שעזב.
- עובד חדש: פותחים משתמש, משייכים רישיון לפי התפקיד ומוסיפים לקבוצות הנכונות.
- עובד שעוזב: חוסמים את ההתחברות ביום העזיבה.
- הופכים את התיבה שלו לתיבה משותפת כדי לשמור את ההיסטוריה, ומסירים את הרישיון.
- מעבירים את הקבצים שלו לבעלים החדש לפני שמוחקים את החשבון.
- פעם ברבעון עוברים על כל הרישיונות ומשווים לרשימת העובדים בפועל.
בדשבורד ניהול IT רואים את הרישיונות והתיבות של כל עובד במסך אחד, וכך הבדיקה הרבעונית קצרה.
שאלות נפוצות
מה ההבדל בין Business Standard ל־Business Premium?
Standard נותנת את אפליקציות Office על המחשב ואת שירותי הענן. Premium מוסיפה ניהול מכשירים עם Intune, גישה מותנית והגנה על הדואר ועל התחנות עם Defender. אם יש לכם מידע רגיש או עובדים שעובדים מהבית, תצטרכו את Premium.
כמה עולה רישיון לעובד?
המחיר תלוי בתוכנית, במספר הרישיונות ובסוג ההתחייבות, ו־Microsoft מעדכנת אותו מדי פעם. לכן אנחנו לא מפרסמים מספר באתר. כשותף Microsoft בישראל יש לנו גישה ישירה לרישוי ולתמיכה, ואת המחיר העדכני נבדוק כשנכין לכם הצעה.
האם צריך גיבוי חיצוני ל־Microsoft 365?
כן. Microsoft אחראית על זמינות השירות. פריטים שנמחקו אפשר לשחזר לזמן מוגבל בלבד, ואחריו הם נעלמים. אנחנו מוסיפים גיבוי נפרד לדואר, לקבצים ולתכני Teams.
אפשר לשלב תוכניות שונות באותה חברה?
אפשר, וזה נפוץ. עובדי משרד מקבלים Business Premium, ועובדים שנכנסים רק לדואר מקבלים תוכנית קלה יותר. מי שנוגע במידע רגיש צריך Premium.
כמה זמן לוקח מעבר מ־Gmail?
המיפוי וההכנה לוקחים כמה ימים, והסנכרון עצמו רץ ברקע לפי נפח הדואר. את החלפת ניתוב הדואר עושים בשעה שקטה, והעובדים בדרך כלל מרגישים רק את ההגדרה מחדש של התוכנה שלהם. אנחנו מלווים את כל השלבים בזמן המעבר.
עוד בנושא: שירותי IT מנוהלים · דשבורד ניהול IT · רישוי ותוכנה · אבחון IT ואבטחה