الإنفاق الزائد على AI يأتي عادةً من تراخيص مدفوعة لا يستخدمها أحد، ومن أدوات مكررة بين الفرق، ومن اشتراكات ليس لها مسؤول. كل سطر يبدو صغيراً، لكن المبلغ يتراكم في نهاية الشهر. ولتقليصها يجب قياس الاستخدام.
كشف تراخيص AI غير المستخدمة
هذه هي المواضع التي نجد فيها الرسوم غير الضرورية، خاصة في الشركات التي بدأت بشراء أدوات AI قبل أن يكون لديها إجراء للمشتريات.
- تراخيص غير مستخدمة. اشتُريت تراخيص لكل الفريق، وفعلياً يدخل ثلاثة أشخاص فقط.
- أدوات مكررة. التسويق والتطوير والدعم اشتروا ثلاث أدوات تؤدي الوظيفة نفسها.
- اشتراكات ظل. موظف يدفع ببطاقة شخصية ويقدّم طلب استرداد نفقات، وقسم IT لا يعلم بالاشتراك.
- فترات تجريبية تحولت إلى اشتراكات. نسخة تجريبية مجانية تجددت كاشتراك سنوي دون أن يوافق عليها أحد.
- أرصدة انتهت صلاحيتها. رصيد مدفوع مسبقاً انتهت صلاحيته قبل استخدامه.
- موظفون غادروا. يبقى الترخيص فعّالًا ويستمر تحصيل الرسوم.
هذه البنود بلا مالك. عندما لا يكون أحد مسؤولاً عن البند، لا يلغيه أحد أيضاً. لذلك الحل هو إجراء ثابت: من المسؤول عن كل أداة ومتى يُراجَع الاستخدام.
التراخيص الخاملة تضخّم المصروفات
يرى المدير سعراً مرتفعاً لأداة ما فيحاول خفضه، وفي الوقت نفسه يدفع مقابل عشرين ترخيصاً لا يستخدمها أحد.
الأداة الغالية التي يعمل بها عشرة أشخاص كل يوم تعيد الاستثمار. أما الترخيص الخامل فيضخّم النفقات، ويخفض متوسط الاستخدام، ويصعّب تبرير تراخيص إضافية عندما تكون هناك حاجة حقيقية إليها.
ولهذا أيضاً ثمن غير مباشر. عندما ترى الإدارة مبلغاً كبيراً بلا نتيجة، توقف شراء أدوات جديدة، فتبقى حتى الفرق التي كانت ستستفيد من أداة مناسبة من دونها.
المؤشر الذي يجب فحصه هو التكلفة لكل موظف نشط. أداتان بسعر الترخيص نفسه قد تكلفان فعليًا مبالغ مختلفة جدًا، حسب عدد الأشخاص الذين يعملون بهما.
أدوات مكررة، بطاقات شخصية واشتراكات ظل
في الشركات التي نمت بسرعة يحدث هذا دائمًا تقريبًا. كل فريق اشترى أداة لمشكلته، ولا توجد قائمة واحدة بالأدوات ولا شخص يرى المبلغ الكامل.
- نبني قائمة واحدة: كل أداة AI، من المسؤول عنها، كم تكلّف، ومن أي وسيلة دفع تُسدَّد.
- نراجع تقارير استرداد المصروفات للأشهر الستة الماضية، فهناك تظهر الاشتراكات الخفية.
- نطلب من قسم المحاسبة جميع الرسوم المتكررة، وخاصة تلك المقوّمة بالدولار.
- ندمج الأدوات التي تقوم بنفس المهمة ونختار أداة واحدة لكل حاجة.
- ننقل كل اشتراك إلى بطاقة شركة واحدة أو إلى حساب مورّد مُدار.
عندما تكون لديكم قائمة، يمكنكم إدارة الإنفاق. حدّدوا أيضًا من يوافق على أداة جديدة، وإلا ستصبح القائمة قديمة خلال شهرين.
التسعير حسب الترخيص أو حسب الاستخدام
قبل الموافقة على أداة جديدة، تحققوا من طريقة احتساب تكلفتها. هناك عدة نماذج شائعة، وكل منها يناسب استخداماً مختلفاً. السعر في موقع المزوّد يكون دائماً تقريباً بالدولار وقبل ضريبة القيمة المضافة، وفي إسرائيل تُضاف 18%.
| نموذج الدفع | متى يكون مجدياً | ما الذي يجب الانتباه إليه |
|---|---|---|
| لكل مستخدم | استخدام يومي ومنتظم من نفس الأشخاص | الترخيص غير المستخدم خسارة كاملة |
| حسب الاستخدام أو الرموز (Tokens) | استخدام غير منتظم، مشاريع وفترات ذروة | من السهل تفويت ارتفاع مفاجئ في الفاتورة |
| اشتراك أساسي مع رسوم استخدام | فريق صغير يشغّل الكثير | يحتاج إلى سقف شهري وتنبيه |
| أرصدة مدفوعة مسبقاً | خصم مقابل التزام | الرصيد غير المستخدم حتى الموعد المحدد يُفقد |
عمليًا، الأدوات التي يفتحها الفريق كل صباح من الأفضل شراؤها بالترخيص، والأدوات المستخدمة للمشاريع من الأفضل تشغيلها حسب الاستخدام مع سقف شهري وتنبيه. إذا عرض مزوّد خصمًا مقابل التزام سنوي، فافحصوا أولًا كم ترخيصًا كان نشطًا في الأشهر الثلاثة الأخيرة.
كيف نقيس الاستخدام الفعلي لكل موظف
تقدير مدير الفريق لا يكفي. تقريباً كل مزوّد يعرض بيانات الاستخدام في واجهة الإدارة أو عبر API. في المرة الأولى يستغرق الأمر ساعة عمل، وبعدها يمكن تشغيل الفحص تلقائياً.
- نستخرج من كل مزوّد قائمة التراخيص المدفوعة، ومن المرتبط بكل ترخيص.
- نسحب بيانات تسجيل الدخول والاستخدام مباشرة من الـ API.
- نصنّف الترخيص الذي لم يُستخدم لمدة ثلاثين يومًا على أنه خامل.
- نصنّف المستخدمين الفعّالين إلى استخدام كثيف ومتوسط وخفيف.
- نحسب لكل أداة التكلفة لكل موظف نشط، ونعرض هذا الرقم للنقاش في الإدارة.
فيلوحة تحكم إدارة تكنولوجيا المعلومات التي نبنيها لكل عميل توجد وحدة تعرض لكل أداة التراخيص المدفوعة مقابل المستخدمين النشطين، والتقسيم بين الاستخدام الكثيف والخفيف. على سبيل المثال، قد يُظهر سطر واحد 40 ترخيصاً مدفوعاً، و28 مستخدماً دخلوا في الشهر الأخير، و12 خاملاً، ونسبة استخدام 70%. الأرقام للتوضيح فقط وليست بيانات عميل.
روتين شهري من نصف ساعة
الإلغاء لمرة واحدة لا يكفي، لأن اشتراكات جديدة تستمر في الدخول. حدّدوا اجتماعًا قصيرًا في موعد ثابت، بالجدول نفسه والأسئلة نفسها.
- نفتح جدول الاشتراكات وننظر إلى المصروفات مقارنة بالشهر الماضي.
- نراجع التراخيص الخاملة ونلغيها أو ننقلها إلى موظف آخر.
- نتحقق مما إذا دخلت أدوات جديدة، وما إذا كانت تكرّر أداة موجودة أصلًا.
- نعتمد ميزانية الشهر المقبل حسب الاستخدام الفعلي، لا حسب ما طُلب.
- نُعلّم التجديدات والأرصدة التي تنتهي خلال الثلاثين يوماً المقبلة.
اجتماع قصير كل شهر يوفّر أكثر من فحص كبير مرة في السنة، لأن إلغاء ترخيص خامل يوفّر المال فقط إذا تم قبل الفاتورة التالية.
ما الذي نسأله قبل اعتماد أداة جديدة
إلى جانب التكلفة، تحصل أداة AI على معلومات تجارية وأحياناً على معلومات العملاء أيضاً. لذلك، قبل الموافقة على أداة جديدة، اطرحوا هذه الأسئلة:
- أين تُخزَّن البيانات، ومن من فريق المورّد يمكنه الوصول إليها.
- هل يُستخدم ما تُدخلونه لتدريب النماذج، وكيف يمكن إيقاف ذلك.
- ماذا يعني الحذف لديهم فعلياً، وكم من الوقت تُحفظ السجلات.
- هل يوجد ربط مع Entra ID أو Google Workspace، لقطع الوصول في اليوم الذي يغادر فيه الموظف.
- من في الشركة يعتمد أداة جديدة، ومن أي وسيلة دفع تُسدَّد.
لدى عملاء خدمات تكنولوجيا المعلومات المُدارة لدينا، نراجع هذه الأسئلة قبل أن تدخل أي أداة جديدة إلى الاستخدام، ونربطها بالهوية المؤسسية. هكذا تُدار المصروفات والوصول إلى المعلومات في مكان واحد.
الأسئلة الشائعة
ما هو الترخيص الخامل؟
ترخيص مدفوع لم يسجّل أحد الدخول إليه خلال الفترة التي حددتموها، عادةً ثلاثون يوماً. بعض المزوّدين يعرضون ذلك مباشرة في واجهة الإدارة، وعند آخرين يجب سحب البيانات من API. بمجرد تصنيف ترخيص كخامل، يكون القرار إلغاءه أو نقله إلى موظف سيستخدمه فعلاً.
كم من الوقت يلزم حتى نرى التوفير؟
الشهر الأول مخصص أساسًا للحصر، وفيه تُكتشف الاشتراكات الخفية وتراخيص الموظفين الذين غادروا. يمكن تنفيذ الإلغاءات في دورة الفوترة التالية، ومن الشهر الثاني يكفي فحص شهري قصير.
هل من الأفضل ببساطة منع الموظفين من استخدام أدوات AI؟
الحظر الشامل ينقل الاستخدام إلى بطاقات ائتمان شخصية وحسابات لا ترونها، وهذا أخطر من ناحية الأمن. من الأفضل الموافقة على عدد قليل من الأدوات، وتحديد ما يُسمح بإدخاله إليها، وقياس الاستخدام.
كيف نعرف أن أداة ما آمنة لمعلومات الشركة؟
نسأل أين تُحفَظ البيانات، وهل تُستخدم لتدريب النماذج، وكيف يُعطَّل ذلك، وما يحدث فعلياً عند الحذف. من المفيد أيضاً وجود ربط مع الهوية المؤسسية، حتى يقطع فصل الموظف وصوله فوراً. نستعرض هذه الأسئلة مع العميل قبل اعتماد أي أداة جديدة.
من يجب أن يكون مسؤولاً عن هذه النفقة؟
كل أداة تحتاج مالكاً واحداً، عادةً مدير الفريق الذي يستخدمها، وفوقه شخص يرى النفقات كلها. في الخدمة المُدارة نجمع كل النفقات ونعرضها مرة في الشهر لاتخاذ القرار.
المزيد حول الموضوع: لوحة تحكم إدارة تكنولوجيا المعلومات · خدمات تكنولوجيا المعلومات المُدارة · ما الذي تشمله خدمة تكنولوجيا المعلومات · تقييم IT والأمن