Почти каждый запрос на приложение начинается с ручного процесса, который отнимает часы. Иногда приложение и есть правильное решение. Обычно ту же проблему можно решить автоматизацией, формой или инструментом, за который вы уже платите, при значительно меньших затратах и за гораздо меньшее время.
Начинаем с процесса, который не работает
Когда бизнес говорит, что ему нужно приложение, он обычно описывает решение. Сначала нужно понять процесс: что не работает, кто выполняет его сегодня, сколько раз в день и что происходит, когда он застревает. Ответы определяют, нужна ли разработка или достаточно навести порядок в процессе.
Проблемы, с которыми мы сталкиваемся, повторяются: информация кочует между WhatsApp, Excel и почтой, согласования зависят от одного человека, который в отпуске, а отчёт кто-то собирает вручную в конце каждого месяца. Ни одна из них не требует приложения.
- О каком процессе идёт речь и через сколько человек он проходит
- Сколько времени он занимает в неделю, в ваших цифрах
- Какая ошибка в нём повторяется и почему она возникает
- Какие данные в него входят и какие из него выходят
- Кто будет поддерживать решение через два года
Ещё один вопрос: если этот процесс завтра остановится, что на самом деле пострадает. Иногда выясняется, что ежемесячный отчёт, который кто-то готовит, никто не читает.
Стоимость приложения за пять лет
Смета на разработку покрывает только начало. Приложение требует регулярных платежей и после запуска, поэтому перед решением стоит пройтись по всем статьям расходов.
| Статья расходов | Как часто повторяется |
|---|---|
| Проектирование и первичная разработка | Разово, но почти всегда растёт по ходу работы |
| Поддержка и исправление ошибок | Постоянно, на протяжении всей жизни продукта |
| Аккаунты разработчика в магазинах приложений | Годовая подписка, отдельно для каждой платформы |
| Адаптация к новым версиям операционных систем | Минимум раз в год, независимо от вашего желания |
| Безопасность, резервное копирование и серверная инфраструктура | Постоянно, даже когда новых пользователей нет |
| Смена разработчика или подрядчика | Каждый раз, когда кто-то уходит |
Поэтому стоит считать стоимость на пять лет. Приложение, которое в предложении выглядит дешёвым, может стать самой дорогой статьёй цифрового бюджета, особенно если оно не приводит новых пользователей.
Есть и расход, которого нет в таблице: время руководства. Каждый продукт, который вы держите, требует решений, проверок и людей, которые помнят, как он устроен. Поэтому решение стоит пересмотреть через год.
Когда своё приложение оправдано
Бывают ситуации, когда без разработки не обойтись. Так бывает, когда задача уникальна для вас, связана с деньгами или безопасностью и ни один готовый инструмент её не закрывает.
- Вы продаёте сам инструмент клиентам, и именно он ваш продукт
- Процесс требует оборудования или датчика без готового интерфейса
- Работа в полевых условиях без сети, с последующей синхронизацией
- Большой объём использования, при котором лицензии на готовое решение обходятся дороже собственной разработки
- Регуляторное требование полного контроля над тем, где хранятся данные
Если одна из строк описывает вашу ситуацию, обратитесь к разработчику или в софтверную компанию. Мы не разрабатываем приложения. Мы отвечаем за инфраструктуру, информационную безопасность и автоматизацию вокруг выбранного вами решения.
И в этих случаях стоит разделить задачу: разрабатывать только ту часть, которой нет замены, а остальное оставить существующим инструментам. Небольшой проект быстрее запускается, и его проще поддерживать.
Что можно решить тем, за что вы уже платите
Во многих компаниях подписка Microsoft 365 используется лишь частично. В ней есть формы, общие списки, автоматические согласования, упорядоченное хранилище и инструменты AI, и из них можно собрать большую часть описанных здесь процессов.
- Форма, которая заполняет общий список, вместо сообщений, разбросанных по WhatsApp
- Автоматизация, которая отправляет руководителю запрос на согласование и фиксирует ответ
- Файл, который обновляется сам и формирует ежемесячный отчёт
- Напоминание, которое отправляется, когда задача просрочена
- AI-ассистент, который формулирует ответы и резюмирует обращения клиентов
В дашборде, который мы создаём для каждого клиента, видно использование лицензий и инструментов AI, и можно отменить то, что не используется. Сами лицензии можно заказать через Магазин программного обеспечения .
Мы внедряем это у клиентов в рамках текущей работы, по одному процессу за раз, начиная с того, что больше всего мешает в данный момент.
Разберите процесс по шагам, прежде чем внедрять инструменты
Если процесс не налажен, автоматизация только ускорит ошибки. Поэтому мы начинаем со схемы на бумаге, на часовой встрече с теми, кто фактически выполняет эту работу.
- Запишите процесс шаг за шагом, так, как он выполняется сегодня на самом деле
- Отметьте каждую точку, где данные вручную переносятся из одного инструмента в другой
- Отметьте каждую точку, где процесс останавливается и ждёт конкретного человека
- Удалите шаги, смысл которых никто не может объяснить
- Выберите один шаг для автоматизации: простой в реализации и отнимающий много времени
- Запустите его на две недели параллельно с ручным процессом, затем отключите ручной
Задокументируйте результат: одна схема и несколько строк пояснения. Тот, кто будет заниматься процессом через год, у вас или у нас, поймёт, что работает и зачем.
Когда первая автоматизация проработала месяц без вмешательства, переходим к следующей.
Защита данных и оценка экономии
Прежде чем подключать инструмент к данным компании, выясните, где хранятся данные, кто у поставщика может их видеть, что будет с данными, если вы перестанете платить, и подходит ли подписка для коммерческого использования.
- Вход через корпоративную учётную запись каждого сотрудника
- Обязательная двухфакторная аутентификация, даже для небольшого вспомогательного инструмента
- Права доступа только по ролям
- Автоматическое отключение доступа в день ухода сотрудника
- Чёткий ответ на вопрос, используются ли ваши данные для обучения модели
Ещё один вопрос: что происходит, когда инструмент падает. Если ключевой процесс у вас зависит от внешнего сервиса, стоит иметь временную ручную процедуру. Даже одна страница с инструкциями на экстренный случай помогает.
Затем измеряйте. До внедрения запишите, сколько времени процесс занимал в неделю и сколько в нём было ошибок. Через месяц измерьте то же самое тем же способом. Если экономия меньше затраченных усилий, отключите автоматизацию. Этот цикл мы проходим с клиентами в рамках Управляемый IT.
Частые вопросы
Как понять, хватит ли автоматизации вместо приложения?
Спросите себя, раскладывается ли задача на форму, список, согласование и отчёт. Если да, автоматизации почти всегда хватит. Если процессу нужно специальное оборудование или работа без сети, или это продукт, который вы продаёте, разработка оправдана.
MO-TECH разрабатывает приложения?
Нет. Мы занимаемся управляемым IT, информационной и кибербезопасностью, консультированием и внедрением AI, а также компьютерной техникой и мобильными устройствами по ценам импортёра. Если нужна разработка, работайте с разработчиком, а мы обеспечим инфраструктуру, права доступа и безопасность вокруг неё. Автоматизации внутри Microsoft 365 тоже делаем мы.
Сколько времени занимает внедрение одной автоматизации?
Это зависит больше от людей, чем от инструмента. Внедрение обычно затягивает согласование того, как должен работать процесс. Поэтому мы начинаем со встречи по разбору процесса и только потом настраиваем инструмент.
Что делать с существующим приложением, которое никто не поддерживает?
Сначала выясняем, у кого находятся код, аккаунты в магазинах приложений и сервер. Затем решаем: передать поддержку, заморозить или заменить автоматизацией. Даже приложение, которое не развивается, нуждается в обновлениях безопасности и резервном копировании, иначе оно превращается в риск.
Ещё по теме: Управляемые IT-услуги · Дашборд управления IT и лицензиями · Лицензии и программное обеспечение · Аудит IT и безопасности