كل طلب لتطبيق تقريباً يبدأ بعملية يدوية تستهلك ساعات. أحياناً يكون التطبيق هو الحل الصحيح. عادةً يمكن حل المشكلة نفسها بالأتمتة، أو بنموذج، أو بأداة تدفعون مقابلها أصلًا، بتكلفة ووقت أقل بكثير.
نبدأ من العملية التي لا تعمل
عندما تقول شركة إنها تحتاج تطبيقاً، فهي عادةً تصف حلاً. يجب أولاً فهم العملية: ما الذي لا يعمل، ومن ينفّذها اليوم، وكم مرة في اليوم، وماذا يحدث عندما تتعثر. الإجابات تحدد ما إذا كانت الحاجة إلى تطوير أم إلى تنظيم العملية.
المشاكل التي نصادفها تتكرر: معلومات تنتقل بين WhatsApp وExcel والبريد، وموافقات تعتمد على شخص واحد في إجازة، وتقرير يجمعه أحدهم يدويًا في نهاية كل شهر. لا شيء منها يتطلب تطبيقًا.
- ما العملية المقصودة، وكم شخصاً تمر بهم
- كم من الوقت تستهلك أسبوعياً، بأرقامكم أنتم
- ما هو الخطأ الذي يتكرر فيها، ولماذا يحدث
- ما هي المعلومات التي تدخل إليها وما الذي يخرج منها
- من سيتولى صيانة الحل بعد سنتين
سؤال إضافي: إذا توقفت هذه العملية غداً، ما الذي سيتضرر فعلاً. أحياناً يتبين أن أحداً لا يقرأ التقرير الشهري الذي يعدّه شخص ما.
تكلفة التطبيق على مدى خمس سنوات
عرض السعر للتطوير ليس إلا البداية. التطبيق يتطلب دفعات مستمرة بعد الإطلاق أيضاً، لذلك من المهم مراجعة كل البنود قبل اتخاذ القرار.
| البند | متى يتكرر |
|---|---|
| التوصيف والتطوير الأولي | دفعة واحدة، لكنها تكبر في الطريق دائماً تقريباً |
| الصيانة وإصلاح الأخطاء | مستمر، طوال عمر المنتج |
| حسابات المطوّر في متاجر التطبيقات | اشتراك سنوي، لكل منصة على حدة |
| التوافق مع إصدارات أنظمة التشغيل الجديدة | مرة في السنة على الأقل، بصرف النظر عن رغبتكم |
| الأمن والنسخ الاحتياطي وبنية الخادم | مستمر، حتى عندما لا يوجد مستخدمون جدد |
| تغيير المطوّر أو المورّد | في كل مرة يغادر فيها أحدهم |
لذلك يجدر حساب التكلفة على مدى خمس سنوات. التطبيق الذي يبدو رخيصاً في العرض قد يصبح البند الأغلى في ميزانية الديجيتال، خصوصاً إذا لم يجلب مستخدمين جدداً.
هناك أيضاً تكلفة لا تظهر في الجدول: وقت الإدارة. كل منتج تحتفظون به يتطلب قرارات وفحوصات وأشخاصاً يتذكرون كيف بُني. لذلك يجدر مراجعة القرار مرة أخرى بعد سنة.
حالات يكون فيها التطبيق المخصص مبرَّراً
هناك حالات لا بديل فيها عن التطوير. يحدث ذلك عندما تكون الحاجة خاصة بكم، وتتعلق بالمال أو بالسلامة، ولا تغطيها أي أداة جاهزة.
- أنتم تبيعون الأداة نفسها لعملائكم، وهي المنتج
- العملية تتطلب عتاداً أو مستشعراً لا توجد له واجهة قائمة
- عمل ميداني بدون اتصال بالشبكة، مع مزامنة لاحقة
- حجم استخدام كبير، تتجاوز فيه تكلفة تراخيص الأداة الجاهزة تكلفة التطوير
- متطلب تنظيمي يفرض سيطرة كاملة على مكان تخزين البيانات
إذا كان أحد هذه البنود يصف وضعكم، فتوجهوا إلى مطوّر أو شركة برمجيات. نحن لا نطوّر تطبيقات. نحن نتولى البنية التحتية وأمن المعلومات والأتمتة حول الحل الذي تختارونه.
حتى في هذه الحالات من الأفضل التقسيم: تطوير الجزء الذي لا بديل له فقط، وترك الباقي للأدوات الموجودة. المشروع الصغير ينطلق أسرع ويسهل صيانته.
ما الذي يمكن حله بما تدفعون ثمنه بالفعل
لدى كثير من الشركات اشتراك Microsoft 365 لا يُستغل إلا جزئيًا. فيه نماذج، وقوائم مشتركة، وموافقات تلقائية، وتخزين منظم، وأدوات AI، ويمكن أن تُبنى منها نسبة كبيرة من العمليات الموصوفة هنا.
- نموذج يغذّي قائمة مشتركة، بدلاً من رسائل تتبعثر في WhatsApp
- أتمتة ترسل طلب موافقة إلى المدير وتوثّق الرد
- ملف يتحدّث تلقائياً ويُنتج التقرير الشهري
- تذكير يُرسل عندما تتجاوز مهمة موعدها
- مساعد AI يصوغ الردود ويلخّص طلبات العملاء
في لوحة التحكم التي نبنيها لكل عميل ترون استغلال التراخيص واستخدام أدوات AI، ويمكن إلغاء ما لا يُستخدم. أما التراخيص نفسها فيمكن طلبها عبر متجر البرمجيات لدينا.
نطبّق ذلك لدى العملاء كجزء من العمل المستمر، عملية واحدة في كل مرة، حسب ما يعيق العمل أكثر في تلك اللحظة.
ارسموا خريطة العملية قبل إدخال الأدوات
إذا لم تكن العملية منظمة، فالأتمتة ستسرّع الأخطاء فقط. لذلك نبدأ برسم العملية على الورق، في جلسة مدتها ساعة مع الأشخاص الذين يقومون بالعمل فعليًا.
- اكتبوا العملية خطوة بخطوة، كما تُنفَّذ اليوم فعلياً
- حدّدوا كل نقطة تُنقل فيها المعلومات يدويًا من أداة إلى أخرى
- حدّدوا كل نقطة تتوقف فيها العملية بانتظار شخص معيّن
- احذفوا الخطوات التي لا يستطيع أحد تفسير سبب وجودها
- اختاروا خطوة واحدة للأتمتة: سهلة التنفيذ وتستهلك وقتًا كثيرًا
- شغّلوها أسبوعين بالتوازي مع العملية اليدوية، ثم أوقفوا اليدوية
وثّقوا النتيجة: مخطط واحد وبضعة أسطر شرح. من سيتولى العملية بعد سنة، لديكم أو لدينا، سيفهم ما الذي يعمل ولماذا.
بعد أن تعمل الأتمتة الأولى شهرًا دون تدخل، ننتقل إلى التالية.
أمن البيانات وقياس التوفير
قبل ربط أداة بمعلومات الشركة، تحققوا من مكان وجود البيانات، ومن يستطيع رؤيتها لدى المزوّد، وماذا يحدث للمعلومات إذا توقفتم عن الدفع، وهل الاشتراك مناسب للاستخدام التجاري.
- تسجيل الدخول عبر الحساب المؤسسي لكل موظف
- المصادقة الثنائية إلزامية، حتى على الأدوات الجانبية الصغيرة
- صلاحيات حسب الدور فقط
- إلغاء الوصول تلقائيًا في يوم انتهاء عمل الموظف
- إجابة واضحة عن سؤال: هل تُستخدم بياناتكم لتدريب نموذج
سؤال آخر هو ما يحدث عندما تتعطل الأداة. إذا كانت عملية مركزية لديكم تعتمد على خدمة خارجية، فمن المفيد وجود إجراء يدوي مؤقت. حتى صفحة واحدة بتعليمات للطوارئ تساعد.
بعد ذلك يأتي القياس. قبل التطبيق سجّلوا كم استغرقت العملية أسبوعياً وكم خطأ وقع فيها. بعد شهر، قيسوا الشيء نفسه بالطريقة نفسها. إذا كان التوفير أقل من الجهد، أوقفوا الأتمتة. نجري هذه الدورة مع العملاء ضمن خدمات تكنولوجيا المعلومات المُدارة.
الأسئلة الشائعة
كيف نعرف إن كانت الأتمتة تكفي بدلاً من تطبيق؟
اسألوا هل تنقسم الحاجة إلى نموذج وقائمة وموافقة وتقرير. إذا كان الجواب نعم، فالأتمتة تكفي في معظم الحالات. إذا كانت العملية تتطلب عتاداً خاصاً أو عملاً دون شبكة، أو إذا كانت هي المنتج الذي تبيعونه، فالتطوير مبرَّر.
هل تطوّر MO-TECH تطبيقات؟
لا. نحن نقدّم خدمات IT مُدارة، وأمن المعلومات والسايبر، واستشارات وتطبيق AI، ومعدات حوسبة وهواتف بأسعار المستورد. إذا احتجتم إلى تطوير، فاعملوا مع مطوّر، ونحن نتولى البنية التحتية والصلاحيات والأمن من حوله. كذلك الأتمتة داخل Microsoft 365 تُنفَّذ عندنا.
كم من الوقت يستغرق تطبيق أتمتة واحدة؟
يعتمد ذلك على الأشخاص أكثر من الأداة. ما يطيل التطبيق عادةً هو الاتفاق على الطريقة التي يفترض أن تعمل بها العملية. لذلك نبدأ بجلسة لرسم خريطة العملية، وبعدها فقط نهيّئ الأداة.
ماذا نفعل بتطبيق قائم لا يتولى أحد صيانته؟
أولاً نتحقق ممن يملك الكود وحسابات متاجر التطبيقات والخادم. ثم نقرر ما إذا كان الأفضل نقل الصيانة إلى جهة أخرى، أو تجميد التطبيق، أو استبداله بأتمتة. حتى التطبيق الذي لا يتطور بحاجة إلى تحديثات أمنية ونسخ احتياطي، وإلا تحول إلى مصدر خطر.
المزيد حول الموضوع: خدمات تكنولوجيا المعلومات المُدارة · لوحة تحكم لإدارة IT والتراخيص · تراخيص وبرمجيات · تقييم IT والأمن